Document klonen

Door een document te klonen kan een identieke kopie van een document gecreëerd worden. Deze kopie kan gebruikt worden voor een tweede klant. Hier kan overigens de bestandsnaam ook van gewijzigd worden.

Instructies

  • In de module Documenten staan onder ‘alle documenten’ een weergave van alle documenten die ooit gebruikt of verstuurd zijn.
  • Selecteer bij de zoekoptie ‘Type’ een Worddocument of Exceldocument (let op, dit zijn de enige twee soorten documenten die gekloond kunnen worden)
  • Selecteer met de rechtermuisknop het document wat gekloond moet worden en selecteer ‘Document klonen’
  • De pagina met documenten zal worden ververst. Om het gekloonde document te kunnen zien moet de pagina nog een keer worden ververst. Klik op F5 of de groene pijltjes om het document zichtbaar te maken. 
  • Als het gekloonde document in de lijst komt te staan kan de naam gewijzigd worden. Hiervoor moeten de gegevens geopend worden. Dit kan door met de rechtermuisknop op het gekloonde document te gaan staan en te kiezen voor ‘Wijzigen gegevens’
  • Er verschijnt een nieuw pop-up scherm waarin verschillende gegevens aangepast kunnen worden
  • In het documentgegevens scherm kan het document aan een ander bedrijf en/of project gekoppeld worden. Dit omdat het document ook onder een ander bedrijf of project moet komen te hangen. 
  • Het onderwerp van het document kan gewijzigd worden in de bovenste regel.
  • Tussen het kenmerk en het documenttype kan een nieuwe naam opgegeven worden voor het gekloonde document. Deze zal niet zichtbaar zijn in de lijst maar bijvoorbeeld wel als het document naar een klant wordt gestuurd. 
  • Selecteer om op te slaan op ‘Opslaan en sluiten’ – ‘Opslaan’ 
  • Het document is klaar om te gebruiken