AI Assistent in OfficeHeart

Integratie met OpenAI

Binnen OfficeHeart kan er nu gebruik worden gemaakt van OpenAI (ChatGPT). Hiermee kunnen berichten sneller en makkelijker worden vertaald, worden samengevat, op spelling worden gecontroleerd enz.

Instellingen

De AI assistent maakt gebruik van OpenAI. Hiervoor dient de API key van OpenAI te worden opgegeven alsmede welk AI model moet worden gebruikt.

De instellingen kunnen worden opgegeven onder Beheer – Instellingen, zoeken op ‘openai’:

OpenAI instellingen

Ga naar https://platform.openai.com/api-keys om een key aan te maken.

OpenIA API key
  • Log in bij OpenAI of maak daar een account aan.
  • Ga naar je profiel en stel onder ‘Billing’ een betalingsmethode in
  • Ga vervolgens naar API keys (zit onder de Dashboard menuoptie boven in)
  • Klik op ‘Create new secret key’
  • Kopieer de gegenereerde key naar de ‘OpenAIAPIkey’ instelling in OfficeHeart onder Beheer – Instellingen.

Het gebruik van OpenAI werkt met zg. tokens. 1000 tokens komt ongeveer overeen met 750 woorden.

OpenAI kent verschillende AI modellen, elke met een eigen beprijzing. Meer informatie hierover is hier te vinden: https://openai.com/api/pricing/ 

Op deze pagina staan de verschillende beschikbare modellen. Gebruik een van de modelnamen uit de kolom ‘Model’ als instelling in OfficeHeart voor de instelling ‘OpenIA Model’. 

Let bij de modelkeuze ook op de datum tot wanneer het model is getraind, de zg. knowledge cutoff.

Permissies

Voor welke medewerkers de AI assistent in OfficeHeart beschikbaar is wordt bepaald door de permissie “OpenAI”. Deze permissie kan aan een rol worden toegekend onder Beheer – Rollenbeheer (zoeken op de permissie ‘openai’). Alleen gebruikers met deze permissie kunnen gebruik maken van de AI assistent. 

Presets of voorkeursinstructies

Er kunnen voorkeuren worden ingesteld onder Beheer – Tabellenbeheer, tabel ‘AI prompt presets’.

Hierin kunnen de veel gebruikte instructies worden ingesteld waardoor deze met een enkele klik zijn te gebruiken. Denk hierbij bv. aan ‘Vertaal naar het Engels’ of ‘Verbeter de spelling en grammatica’.

AI presets

Name = De naam welke in de keuzelijst wordt getoond

Prompt = De instructie of vraag welke aan de AI wordt gesteld

Tooltip = Toelichting aan de gebruiker voor de aanvulling van de instructie.

Enable prompt input = Geeft aan of voor deze instructie aanvullingen invoer mogelijk is

Active = vlaggetje wat bepaalt welke preset gebruikt kan worden.

 

Voorbeeld 1:

Doel is om tekst te vertalen naar het Engels. De ‘Name’ is dan “Vertaal naar Engels”. De Prompt is dan “Vertaal naar het Engels”. De tooltip kan leeg blijven, er is immers geen extra invoer van de gebruiker nodig. Het commando is al volledig.

Enable prompt input moet uit staan. Aanvullende invoer voor het commando is immers niet nodig.

Active vlaggetje moet aan staan.

 

Voorbeeld 2:

Doel is om tekst te vertalen, maar de taal wordt bepaald door de gebruiker. 

De ‘Name’ is dan bv. ‘Vertaal naar…’. De prompt is dan “Vertaal naar het”.

De tooltip is dan “bv. ‘Engels’ of ‘Spaans'”. Deze tooltip wordt aan de gebruiker getoond. De gebruiker hoeft dan na selectie van deze instructie alleen maar de gewenste taal op te geven en kan daarna het commando uitvoeren.

Enable prompt input moet aan staan. Er is immers nog aanvullende input van de gebruiker nodig. Nl. de gewenste output taal.

Active vlaggetje moet aan staan.

Gebruik van de AI assistent

In de editor bij bv. nieuwe emailberichten ziet de gebruiker een AI knopje staan (afhankelijk van de permissies). Bij het klikken op dat AI knopje wordt er een AI panel zichtbaar. Door nog een keer op het AI knopje te klikken wordt het AI panel weer verborgen.

AI assistent

Boven in staat een keuzelijst. Deze keuzelijst bevat de ingestelde AI prompt presets (zie boven) en staat standaard op ‘Vrije invoer’. Bij de vrije invoerkeuze dient de gebruiker zelf de volledige instructie in het veld er onder in te voeren.

 

Deel van de input is in de meeste gevallen (een deel van) de tekst van het bericht. Zorg er voor dat dat deel van de tekst is geselecteerd voordat de instructie uitgevoerd gaat worden.

 

Standaard wordt de reactie van OpenAI in de editor ingevoegd. De reactie wordt dan onder de geselecteerde tekst geplaatst zodat de gebruiker zelf nog kan bepalen wat er met het resultaat moet worden gedaan.

Als het vinkje ‘Resultaat in editor invoegen’ uit staat wordt de reactie van AI onderin het AI panel getoond.

 

Onderstaand een voorbeeld voor het vertalen van een gedeelte van de tekst. Selecteer de te vertalen tekst, selecteer de preset ‘Vertaal naar’ en geeft de gewenste taal op. Klik op Uitvoeren. De vertaalde tekst met mogelijk nog een paar toevoegingen van OpenAI worden dan onder de selectie in het bericht gezet. De gebruiker kan vervolgens zelf bepalen wat er met het resultaat wordt gegaan. Soms kan dit gelijk worden overgenomen. In andere gevallen kan het als input of richting dienen voor het zelf verder samenstellen van het bericht.

AI in OfficeHeart
AI in OfficeHeart